İletişim teknolojisi geliştikçe ve mevcut işgücünde genç bir nesil ortaya çıktıkça, birçok lider işle ilgili e-postalarına gecikmeli yanıt alıyor veya yanıtsız bir şekilde kalıyor.

Nisan 2021’de yapılan Forbes’da yayınlanan ankete göre e-posta yorgunluğu, çalışanların yaklaşık %38’inin işlerinden ayrılmasına neden oluyor. Bu, genellikle artan düzeyde e-postalar, mesajlar ve sanal toplantıları yöneten çalışanların, artan düzeyde çalışan tükenmişliği ve iş tatminsizliği ile sonuçlanan uzaktan çalışma ortamlarında özellikle doğrudur.

E-posta, liderlerin ve çalışanların iletişim kurmasının temel bir yoludur.

Daha etkili iç iletişim kültürü yaratmaya yardımcı olmak için, çalışanlarınızın e-postalarınızı okumadığı veya yanıtlamadığı nedenlerin bir listesini aşağıda sıralamak isterim.

1. Bilgi yükü

Geçmiş çalışmalar, The McKinsey Global Institute ve Information Overload Research Institute tarafından yapılan çalışmalar, ortalama bir çalışanın sadece e-postalarını yönetmekle kalmadığını, ayrıca e-posta kesintilerinin çalışanların önceki görevlerine dönmelerini zorlaştırabileceğini söylüyor.

Ayrıca, bir çalışanın bir e-posta bildirimiyle kesintiye uğraması durumunda, genellikle önemli kararların gecikmesi veya çevrimiçi sessizlikle sonuçlanan başka bir sonuç daha ortaya çıkar.

Bunu önlemek için, gönderilen her iletişimin açık, ilgili ve özlü olduğundan emin olmalısınız. Ayrıca, çalışanların gereksiz iletişim araçları ve platformlarının ofis saatleri sırasında sınırlı kalmasını teşvik etmek önemlidir.

2. Verimsiz İş Akışı

Bugünün hızlı tempolu iş ortamında artan “dijital gürültü” iş akışı verimliliğini zorluyor. Çalışanlar, günlük iş akışı sorumluluklarını sürdürmek için dijital rahatsızlıkların ve bildirimlerin sürekli yönetilmesi gerekiyor.

Sonuç olarak, sadece e-postalar ve diğer iç iletişimler gözden kaçırılmıyor veya unutulmuyor, aynı zamanda şirketlerde genel iş akışı verimliliği gözlemleniyor. İletişim iş akışını iyileştirmek için, çalışanlarınızla iletişim kurmanın ötesine bakmaya başlamalısınız.

SayHey Messenger ‘a göre, özellikle daha genç bir nesilden oluşan ekibiniz varsa, güvenli ve uyumlu anlık mesajlaşma uygulamaları, günlük iletişimi kolaylaştırmanın bir yoludur. SayHey, “küçük kırmızı nokta kaçınma” olarak bilinen olgunun faydalarından yararlanıyor. Çalışanların, anlık mesajlaşma mobil uygulamalarındaki kırmızı bildirim simgesini gördüklerinde bir şeyi zamanında ele almaya daha meyilli olduklarını belirtiyorlar.

RingCentral de, proje yönetimi yazılımından ve video toplantıları, ekran paylaşımı ve mesajlaşma gibi çift taraflı iletişim yöntemlerinden yararlanan şirketlerin iş günleri boyunca daha üretken kalmaya daha yatkın olduğunu belirtiyor.

3. Düşük Kaliteli İletişim

Alıcılar için gönderilen e-posta iletişimlerinin ilgili olmasını sağlamanın yanı sıra, iletişimin kalitesinin net ve anlaşılır olması da önemlidir.

Çalışanların daha fazla soruyla yanıt verdiğini, yeni süreçleri veya prosedürleri sorunsuz bir şekilde uygulamadığını veya e-posta açma oranlarının düştüğünü fark ederseniz, iletişim yöntemlerinizin kalitesinin iyileştirilmesi gerekir.

Bu, sadece çalışanın dikkatini çekmek için e-posta konu satırında neyin yazıldığına veya yazışmanın gövdesinde belirtilen ayrıntılara bağlı değildir. Şirketinizde yer alan iletişim araçlarının kalitesi de olabilir, güncel olmayabilir veya sadece iş için uygun seçenekler olmayabilir.

4. İletişimin Zamanlaması

Etkili iletişimlerde, zamanlama sıklıkla içeriğin kendisi kadar önemli olabilir. Bir pazarlamacının, kitlelerinin bir e-posta bültenini veya sosyal medya gönderisini hangi günlerde ve saatlerde göreceğini bilmesi gerektiği gibi, liderler de çalışanlarına e-posta iletişimlerini göndermenin en iyi zamanı hakkında sağlam bir fikre sahip olmalıdır.

Bu, çalışanların e-postalarını ve diğer iç iletişimlerini ne zaman kontrol etmeleri gerektiği konusunda net beklentilerinin olmasıyla yapılabilir. Ekibinizin gün boyunca e-postalarını kontrol edebileceklerini varsaymak yerine, şirket e-postalarını günün başında okumalarını sağlamak isteyebilirsiniz. Daha sonra, doğal dikkat aralıklarıyla uyumlu olarak e-postaların 45 dakikalık aralıklarla kontrol edilmesi önerilir.

5. Belirsiz Politika Beklentileri

Gerçek şu ki, yalnızca çalışanların %60’ı yöneticilerinin kendilerinden ne beklediğini biliyor, diğer %40’lık çalışanlar ise genellikle kötü iletişim sonucu karanlıkta kalıyor.

Bu, yöneticilerin e-posta mesajları aracılığıyla politika ve diğer önemli güncellemeleri sağladıklarında özellikle geçerlidir. Herkes e-postayı açacak veya içeriği tam olarak okuyacak ve hemen güncellemeleri günlük iş akışlarına uygulamaya odaklanacak gibi görünmüyor.

Bunu önlemek için, yeni güncellemeler veya değişiklikler hakkında kısa bir yüz yüze veya uzaktan toplantı yapmak ve yönetim beklentileri hakkında bilgi vermek daha etkili olabilir. Sonra, çalışanlar daha sonra kaydedip başvurabilecekleri bir pekiştirici e-postası gönderebilirsiniz.

6. Davetkar İş Kültürü

Şirketinizin yalnızca uzaktan çalışma ortamı varsa, çalışanları bağlı tutmak ve güçlü bir iş kültürü oluşturmak zor olabilir. İyi bir şirket kültürü, çalışanları bağlı tutmanın veya sıkı çalışmaları için eğlenceli teşvikler sağlamanın ötesinde, etkili, açıklayıcı iletişim yöntemlerinin mevcut olması da önemlidir.

Bir şirkette kötü iletişim yöntemleri varsa, iş ortamında daha büyük öngörülememe ve istikrarsızlık yaratır. Sonuç olarak, çalışanlar iş günleri boyunca huzursuz hissetmeye başlar ve giderek daha az bağlı ve verimsiz hale gelir.

Çalışanlar Arasında E-posta Açma Oranlarını Nasıl İyileştirebilirsiniz?

Çalışanlarınızın e-postalarınızı yanıtlamamalarının (veya açmamalarının) nedenlerini daralttığınıza göre, mesajlarınızın yalnızca görüldüğünden değil, aynı zamanda okunduğundan da emin olmak için ne yapabilirsiniz?

İlk olarak, gönderilen her iletişimin alıcı için önemli olduğundan ve dikkat çekici bir başlık taşıdığından emin olun. Aşırı iletişim, çalışanların aldığı dijital gürültü ve rahatsızlıklara eklenir, bu nedenle yalnızca ilgili taraflara ve gereken bilgileri gönderin.

Ayrıca, şirketinizin en etkili çok kanallı iletişim yöntemine sahip olduğundan emin olun – bu, önemli ve acil iletişimlerin kaçırılmamasını, genel tartışmaların çok dikkat dağıtmadan hızlı bir şekilde gözden geçirilmesini sağlar. Ayrıca, itici bildirimler, akran etkileşimi ve etkileşimli içerik sağlayan bir mobil uygulama kullanımını da düşünün derim.

Umarım bu yazı hoşunuza gitmiştir. Bu konularda ve diğer kişisel tecrüblerimi anlattığım videolar da ilginizi çekecektir. O halde sizi Youtube kanalıma alalım.