Kontrol listeleri günlük yaşamınızda çok faydalıdır, ancak iş hayatında çok daha güçlüdür. Hepimizin tekrar, tekrar ve tekrar yapması gereken tekrar eden görevleri vardır.
Kontrol listelerinin görevleri organize edip yönetmek, hataları azaltmak, tutarlılığı korumak, verimliliği ve üretkenliği artırmak ve bir görevdeki tüm adımların tamamlanmasını sağlamak için güçlü özellikleri defalarca kanıtlanmıştır.
Kulağa sıkıcı ve çok basit gelebilir. Ancak kontrol listeleri, temel görevlerin yapılmasını sağlama konusunda büyük bir fark yaratabilir! İster masanızda bir sürü işle aşırı derecede meşgul olun, ister kafanızda çok fazla şey olup bitiyor ve biraz yer açmanız gerekiyor olsun veya bir balık hafızasına sahip olun, bir süreçteki hiç bir adımı atlamamak için kontrol listeleri en önemli ve en basit çözüm yoludur.
Ancak “kontrol listesi neden önemli” sorusunu detaylı olarak yanıtlamadan önce, bir kontrol listesinin ne olduğuna ve ne zaman kullanabileceğimize bakalım.
1. Kontrol Listesi nedir?
Birçok kişi, bunların yapılacaklar listesiyle aynı olduğunu düşünür, ancak bir kontrol listesi oldukça farklıdır. Kontrol listesi, tekrarlayan işlemler için geliştirilmiş bir dizi adımdır.
Yapılacaklar listeleri ve kontrol listeleri çok farklı çözümler sundukları için karıştırılmamalıdır.
Yapılacaklar listeleri, doğası gereği çok daha geçicidir ve “haftalık raporu tamamla” veya “bir bardak su iç” gibi bir şeyi unutmamak, hafızayı gereksiz meşgul etmemek için kullanılır. Sınırlı hafızamız için nazik bir hatırlatmadır.
Yapılacaklar listesi ile kontrol listesi arasındaki farkı açıklamanın basit bir yolu;
Yapılacaklar listesi ‘ne yapacağımızı’, ve Kontrol listesi ‘nasıl yapacağımızı’ açıklar.
Genelde bu gibi durumları kek pişirmeye benzetmeyi severim. Yapılacaklar listesinde, ihtiyacınız olan malzemelerin yazılması gerekirken, mükemmel pastayı ne kadar süre karıştıracağınız, hangi kabı kullanacağınız, hangi çırpıcıyı ne zaman kullanacağınız, ne kadar un dökeceğinizi gibi ihtiyacınız olan yöntem ve adımlar kontrol listesinin kapsamındadır. Şimdi yapılacaklar (todo) listesi ile kontrol listesinin (checklist) arasında ki farkı. Hadi, devam edelim o zaman;
2. Bir Kontrol Listesini Ne Zaman Kullanabiliriz?
Her şey için bir kontrol listesi kullanabilirsiniz, çünkü hepimiz bir şeyleri unutmaya eğilimliyizdir.
Günlük, haftalık ve aylık görevlerinizi zamanında tamamlamanızı, görevlerin ve bitiş tarihlerinin takip edilmesini ve bunların istenen şekilde yani doğru yapılmasını sağlarlar. Tüm adımların dokümante edilmesiyle, her seferinde mükemmel şekilde tamamlanmasını garanti eden yol gösterici kılavuz olduklarından, hiçbir süreçte adımların kaçırılmadığından emin olabilirsiniz.
Elbette bunlarla sınırlı olmamakla birlikte iş hayatınızda aşağıdaki durumlarda bir kontrol listesi kullanabilirsiniz:
- Belirli bir sırayla tamamlamanız gereken görevleri yaparken
- Her biri eşit derecede önemli olan bir dizi adımdan oluşan faaliyetleri gerçekleştirirken
- İşyerinizde ki yazılı prosedürleri uygularken
- Bir denetim yaparken
- İşlemleri analiz edip ve doğrularken
- Gelecekte analiz etmeniz gereken verileri toplarken
3. Kontrol Listesi İşlerimiz için Neden Önemlidir?
İşyerinizde veya günlük hayatınızda tekrar eden işleriniz var mı? Elbette var. Herhangi bir kılavuz veya prosedür yoksa, süreçteki bazı adımların unutulması pek tabi mümkündür. Bunun nedeni, kişinin dikkati dağılmış veya basitçe unutmuş olabilir. Bir şey unutulduğunda, onu kurtarmak veya düzeltmek, görevi en baştan başlamaktan çok daha zordur. Mesela kekinizi hazırladınız ve tam fırına koyarken birden aklınıza kabartma tozunu koymadığınız geldi. Ne olacak canım, henüz pişirmediniz şimdi koysanız da olur mu, olmaz mı? Bir kontrol listesi veya kontrol listesi yazılımı bu tür hataları azaltabilir. Başka avantajları da var, hadi devam edelim.
Kontrol Listeleri İşlerimizi Düzenli Tutar
Kontrol Listeleri, bir süreçteki her adım için ayrıntı sağlar, böylece işleri düzenli tutar. Görevleri önceliklendirmenin ve yapılması gereken her şeyi planlamanın bir yolu olarak, son teslim tarihlerinin kaçırılmaması için görsel bir hatırlatıcı olarak kullanılır.
Basit, kullanımı kolay ve tüm adımları tamamlamanızı sağlamada çok etkili.
İlerlemeyi görmek, kaçırılan veya geride kalan işleri belirlemek için; işlerinizi gerçekleştirirken kontrol listenizden yararlanın.
Kontrol Listeleri Bizleri Motive Eder
Kontrol listesi, çalışanlarımızı daha verimli ve etkili hale getirir ve bizi harekete geçirmeye ve görevleri bitirmeye karşı motive eder.
Uzun bir kontrol listesini tamamladığınızda oluşan o muazzam tatmin duygusu, tamamladığınız maddelerin üzerini çizmenin verdiği basit zevk, size çok mutlu bir pozitif duygu verir ve sizi daha da motive eder.
Olumlu sonuçlar motivasyonu artırır. En ufak bir başarıyı bile deneyimlediğimiz her seferinde, beynimiz bize bu deneyimi tekrar etmeye istekli olmamıza neden olan bir zevk duygusu veren dopamin salgılar. Ah şu dopamin burada da karşımıza çıktı.
Kontrol Listeleri Verimliliğimizi Artırır
Günlük görevleri takip etmek ve görevleri çok daha az hatayla verimli ve hızlı bir şekilde tamamlamak, gün içinde çok daha fazla şey başarmanızı sağlar.
Kontrol Listeleri Akıl Sağlığımızı Korur
Kontrol listeleri, kaçırmamamız gereken adımların ana hatlarını net bir şekilde belirleyerek, gün içinde yapmaya karar verdiğimiz görevlerin doğru bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Zaman yönetimi ve görev yönetimini destekleyerek ekiplerin hızlı, verimli ve üretken olmasını sağlar.
Zaten sürekli meşgul olan kafamızın daha yaratıcı şeyler için serbest bırakılmasını sağlar.
Süreç otomasyonu ve teknoloji, yinelenen görevleri üstlenir, çünkü bu işlerin sürekli rayında olması gerekir ve bu işleri hatırlama zorunluluğunu ortadan kaldırır.
Her şeyin yazılı olması, önemli adımları hatırlamaya çalışmak için zaman ve enerji harcamanıza gerek olmadığı anlamına gelir.
Kontrol Listeleri Görevleri Devretmemizi Kolaylaştırır
Görevler basit, kusursuz, adım adım kılavuzlara bölünmüş olduğundan, görevleri devretme konusunda size daha fazla güven verir. Bu, süreç belgelendiğinden bir şeylerin doğru yapılmayacağından veya hatalar yapıldı mı acaba gibi endişelenmenize gerek olmadığı için yetkilendirmeyi kolaylaştırır.
Bu güven, daha fazla yetki devrine imkan vererek, üretkenliğin artmasını sağlayacaktır.
4. Hataları Azalttığı ve Hayat Kurtardığı Kanıtlanmış Kontrol Listelerine Örnekler
Tarih boyunca, kontrol listeleri ilk olarak havacılıkta ortaya çıkmış. Ardından uzay yolculuğu ve keşifleri ile hastanelerdeki güvenlik standartlarında büyük bir etki yarattı ve ameliyattaki enfeksiyon ve hataları azalttı. Nasıl mı?
Örneğin, yukarıdaki uçuş öncesi kontrol listesi , bir uçuş gösterisi sırasında meydana gelen kazayı takiben hazırlandı. Bir uçağın “uçması çok zor”dur, ancak uçağı başarılı bir şekilde uçurmak için bir uçuş öncesi kontrol listesi geliştirildiğinde; güvenliği artırdı, pilot hatasını azalttı. Ve bugün hala benzer kontrol listeleri bir çok insanın hayatını kurtarıyor.
Ayrıca, ölümleri azaltmaya yardımcı olduklarından hastanelerde de kontrol listeleri kullanılır. Her zaman popüler olmadılar, ancak cerrahi ekipler bunları kullanmaya başladığında ölümler %40 azaldı. Bir çok ciddi operasyonda enfeksiyon riski yüksektir, ancak doktorlar bir kontrol listesi uyguladığında bunu azaltabildiler.
Dünya Sağlık Örgütü (WHO)’nün araştırmalarından sonra Kontrol Listesi Manifestosu yayınlandı ve cerrahi kontrol listesinin uygulanmasına karar verildi.
Hataları önlemenin, hataları azaltmanın ve hayat kurtarmanın en kolay yolunun bir basit kontrol listesi olması gerçekten enteresan.
5. Sonuç olarak;
Sabahtan beri “kontrol listesi neden önemlidir”i açıklamaya çalışıyorum. Gerçekleştirdiğiniz her işlemin ve görevin tekrar tekrar her seferinde mükemmel bir şekilde tamamlanmasını sağlarken hiçbir şeyi unutmayacağınızdan emin olmak için harika bir araç istiyorsanız alın kağıdı kalemi ve bir kontrol listesi oluşturun, ardından onu kullanın.
Kontrol listeleri işlerinizde önemli bir fark yaratabilir ve hatta hayat kurtarmaya yardımcı olmak için kullanılabilir. Hiçbir şey unutulmaz değildir, istatistiklere bakın ve en çok iş kazasını yıllardır aynı iş yapan ve ben bu işi gözüm kapalı yaparım diyenlerin yaşadığını görün.
Bir kontrol listesi, hayatınızı değiştirmenize yardımcı olur. Beni dinleyin.
Beni Youtube’da MustafaKurtNet kanalımdan takip edebilirsiniz.
Bir yorum